河南驻马店驻马店市第二小学内控管理制度
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第一章 总 则
第一条为规范我校的政府采购行为，建立健全政府采购预算管理、采购活动管理、验收管理等政府采购内部管理制度，结合《政府采购法》等法律法规，特制订本制度。
第二条本制度适用于已纳入政府采购范围的采购与付款业务，还要执行政府采购方面的有关规定。
第三条采购需求与审批、采购实施与监督、采购实施与验收、付款审批与付款执行等不相容岗位相分离。
第二章 分工与授权
第四条建立采购与付款业务的岗位责任制，明确相关部门和岗位的职责、权限，确保办理采购与付款业务的不相容岗位相互分离、制约和监督。
(一)成立采购小组：
组 长：武霞
副组长：纪英莉
组 员：陈伟魏志华刘文华
吴燕梁彦
采购小组负责制订采购文件、拟定供应商备选名单、会审(签)采购合同条款。
(二)请购与审批：由采购需求处室根据批准的预算和实际需要及时提出采购申请和计划采购的标的物清单，报分管领导核准，单位负责人审批后方可办理。
(三)采购合同的订立与审计：大宗商品须依照《合同法》签定供货合同，并由业务处室审查质量技术指标，财务室审查结算金额和付款方式，经单位负责人审批后才能订立。购合同的双方当事人不得擅自变更、中止或者终止合同，如果发生政府采购合同继续履行将损害国家利益和社会公共利益的，双方当事人应当变更、中止或者终止合同。有过错的一方应当承担赔偿责任，双方都有过错的，各自承担相应的责任。”
(四)采购与验收：购入的商品须由采购人员之外的人负责验收，并登记相关验收入库记录，再由申请人办理领用手续。
(五)采购、验收与相关会计记录：采购记录(包括合同)、验收记录由相关科室保管。
(六)付款审批与付款执行：采购及验收过程完成后，由业务处室提出付款申请，财务室对所有的凭证、票据审核无误，单位负责人审批后，予以办理付款。
第五条政府采购由总务处统一管理实施，具体负责审核各处室提交的采购预算建议数、采购计划和采购申请；按照国家有关规定确定政府采购形式和方式；组织实施采购业务；组织实施采购验收；妥善保管采购业务相关资料；处理采购纠纷等。
第六条财会人员负责审核各部门申报采购计划，确定资金来源；复核采购支付申请手续，办理相关资金支付；根据采购合同和验收证明及国家统一的会计制度对采购进行账务处理；定期与总务处核对采购执行和结算情况。
第七条预算执行监督小组负责监督检查执行政府采购预算执行情况情况，参与采购业务质疑投诉答复的处理。
第三章 实施与执行
第八条政府采购预算编制与审核。
有需要购置办公设备、提供劳务或工程的部门，提出采购申请，编制采购预算和计划，报部门负责人审核后报校长签批，校长签批同意后报总务处统一办理。
预算的编制和审核既要满足业务需要，同时也要和资产存量情况相适应，既要避免出现重复购置、浪费资金，又要避免应购未购影响业务工作。
第九条政府采购计划的上报与审批。
总务处根据签批后的采购计划和申请会同财会人员依法审核采购计划和申请，确定资金来源、采购组织形式和采购方式。
对政府集中采购目录以内的或采购限额标准以上的，依据财政部门有关要求填报资金申请和政府采购申请，办理财政部门政府集中采购手续。
对政府集中采购目录以外或采购限额标准以下的，以及经政府采购办批准自行采购的，遵循采购内部控制制度，组织和实施采购活动。
审核采购计划和申请的审核包括：采购项目是否符合工作实际，采购成本是否控制在预算指标之内，采购金额是否接近市场公允参数，定价是否接近国家标准。
总务处对审核和审批后所确定的采购形式、采购方式和资金来源及时向校长汇报。必要时履行签章手续，以示负责。
第十条实施采购活动。
总务处按照确定的采购方式依法组织实施采购活动。
在供应商保证采购项目质量和双方商定合理价格的基础上进行采购。
如需竞价采购的，根据采购需求，至少选择三家或三家以上符合相应资格条件的供应商进行竞价。最终根据符合采购需求、质量和服务相等且报价最低的原则确定供应商。
第十一条组织验收。
总务处应当加强对政府采购项目的验收管理，指定专人对所购物品的品种、规格、数量、质量和其他相关内容进行验收，并出具验收证明（验收书）。验收证明应当加盖单位公章，并由验收人及验收负责人签字确认。
第十二条款项支付。
采购人员根据总务处提交的验收证明等资料，按照资金支出程序办理款项支付业务。
第十三条采购问题及应对措施。
*.采购支付超时及延期支付约束措施
按照国家相关采购规定，原则上不允许延迟付款，但在实际采购工作中，可能由于采购资金不到位，资金周转困难等原因，不能及时付款。
首先要了解清楚是何种原因导致延迟，******财务自身问题，若是申请审批时间问题需申请人及时的去跟进处理审批问题，如是单位财务自身问题导致的，应先跟相关人员沟通好何时能支付及说明延迟会产生的后果。双方商讨在一个比较合适的期限内延长付款时间，如到期了五天内、一周内付清。确实因某种原因无法及时付款时，须及时与供应商进行沟通说明情况，取得供方的谅解与继续的支持，后续将延迟的货款按日期分阶段支付延期付款，减少单位一次性付款的资金压力。
*.采购人变更和终止合同相应措施
根据《政府采购法》规定，政府采购合同的双方当事人不得擅自变更、中止或者终止合同。这是政府采购合同变更、中止或者终止的基本原则。根据这一原则，采购人与中标、成交供应商的任何一方，都无权擅自变更、中止或者终止合同。如需变更、中止或中止合同，有过错的一方应当承担赔偿责任，双方都有过错的，各自承担相应的责任。
双方都有过错的，分别承担相应的责任。
第十四条质疑投诉答复。
供应商对政府采购活动事项由疑问的，总务处应在监督组配合下，在收到供应商的书面质疑后*个工作日内以书面形式作出答复，答复内容不得涉及商业秘密。
第十五条档案保管。
总务处应当妥善保管采购过程中形成的各种文件，定期通报政府采购业务信息。并将于支出业务相关的合同等资料及时提交财会，作为账务处理依据。
采购文件包括采购活动记录、采购申请、采购预算、中投标文件、评标标准、定标文件、合同文本、验收证明、质疑答复等资料。
采购文件的保存期限为从采购结束之日起至少保存十五年。
第四章 监督与检查
第十六条审批人、审核人、总务处采购人员有下列行为之一的，依据《政府采购法》给予警告，可以并处罚款。
*.应当集中采购项目而自行采购的；
*.规避公开招标采购的；
*.擅自提高政府采购标准的；
*.委托不具备政府采购业务代理资格的机构办理采购业务的。
第十七条对监督检查过程中发现的采购与付款内部控制中的薄弱环节，应当采取措施，及时加以纠正和完善。
第五章附 则
第十八条本制度所称的采购，包括货物、工程和服务的采购。
