广东惠州【市直】关于印发《惠州市公共资源交易中心建设工程交易档案管理规定》的通知
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中心各部室、分中心：为规范我市工程建设项目招标投标交易档案管理，确保交易档案的真实、完整、安全与有效利用，根据《广东省工程建设项目招标投标电子档案管理办法》、《关于印发中心档案管理规定(修订)的通知》等有关要求，现制定《惠州市公共资源交易中心建设工程交易档案管理规定》并印发，请认真贯彻执行。惠州市公共资源交易中心****年*月*日惠州市公共资源交易中心建设工程交易档案管理规定第一条
为规范工程建设项目招标投标交易档案管理，促进招标投标交易活动信息共享，确保交易档案的真实、完整、安全与有效利用，依据《中华人民共和国招标投标法》及其实施条例、《中华人民共和国档案法》、《电子招标投标办法》、《广东省工程建设项目招标投标电子档案管理办法》、《关于印发中心档案管理规定(修订)的通知》等有关规定，参照国家标准《电子文件归档与电子档案管理规范》（GB/T
*****-****），结合工作实际，制定本规定。第二条
按照本规定进行管理的工程建设项目招标投标交易档案主要用于有关行政监督部门信息资源共享、依法开展招标投标领域监管、行政执法、处理投诉举报等。任何单位和个人不得将交易档案违法用于其他商业目的。第三条
工程建设项目招标投标交易档案（以下简称“交易档案”）包括纸质档案及电子档案。本规定所称纸质档案是指通过惠州市公共资源交易中心建设工程电子交易系统、电子见证系统开展工程建设项目招标、投标、开标、评标、定标等过程中产生的相关文字、图表及电子文件打印件等纸质文件。本规定所称电子档案是指通过惠州市公共资源交易中心建设工程电子交易系统、电子见证系统开展工程建设项目招标、投标、开标、评标、定标等过程中形成的，具有凭证、查考和保存价值并应归档保存的一组有联系的电子文件，包括电子文件及其元数据等相关过程信息的集合以及纸质文件扫描形成的符合信息技术安全要求和归档格式要求的数字副本。本规定所称电子文件是指电子招标投标交易活动中由计算机等电子设备及信息系统形成、办理、传输和存储的数字格式的各种信息记录。元数据，是指描述电子文件和电子档案的内容、背景、结构及其管理过程的数据。它可以对电子文件及电子档案进行详细、全面、规范的描述，保证电子档案能够被准确理解和有效检索，支持电子档案的管理、利用和长期存取。除音视频档案外，纸质交易档资料案应当与电子档案资料一一对应。第四条
交易档案应规范、真实、完整、可靠地反映工程建设项目招标投标交易活动的全部过程和内容。交易档案管理遵循招标投标交易活动和信息系统运行规律，按照统一标准、安全利用的原则，实行“
一项一档”管理。对涉及国家安全、国家秘 密的文件的处理和保存应符合国家信息安全和涉密信息保护管理规定。第五条
交易档案包括：(一)项目交易前期资料*、通用类资料(所有行业项目均需提供)(*)项目立项文件;(*)资金证明(财政拨款、银行保函或银行存款余额证明);(*)招标代理机构委托合同或委托书;(*)建设单位营业执照、组织机构代码证或事业单位法 人证书及法定代表人身份证;(*)建设单位法定代表人委托证明书及被委托人身份证;(*)投标保证金代收及中标通知书代发委托书;(*)公开保密审查表;(*)公平竞争审查表；(*)政府投资计划编号(政府投资项目提供);(**)招标公告(或资格预审公告);(**)招标文件(或资格预审文件);(**)招标计划；*、专业类资料(对应不同行业项目提供不同资料)(*)房建类施工(或)监理项目①不动产权证;②建设用地规划许可证;③建设工程规划许可证;④施工图设计文件审查批准书;⑤工程预算、标底造价审定书(政府投资项目提供);⑥建设工程造价管理站标底备案表;⑦《关于惠州市建设工程招标备案工作的复函》:⑧项目其它文件。(*)市政类项目①建设用地规划许可证;②建设工程规划许可证;③施工图设计文件审查批准书;④工程预算、标底造价审定书(政府投资项目提供);⑤建设工程造价管理站标底备案表;⑥《关于惠州市建设工程招标备案工作的复函》;⑦项目其它文件。(*)交通类项目①《交通工程招标资格预审文件核备表》、《交通工程招标文件核备表》;②项目其它文件。(*)其他类项目①行业主管部门(公开、邀请)的《招标备案表》;②项目其它文件。（二）项目交易后期资料*、项目答疑、更正文件;*、评标专家抽取登记表等相关资料;*、招标控制价;*、开标一览表;*、开标会签到表;*、评标报告（或资格预审评审报告）;*、中标候选人公示;*、项目质疑投诉及相关处理文件;*、中标公告;**、中标通知书;**、招标投标情况报告;**、投标文件（或资格预审文件）；**、中标合同；**、开标、评标、定标（如有）会议的录音录像；**、评标、定标（如有）专家评审界面的录音录像；**、其他应当记录的的文件。以上资料如属于在招标投标交易活动中形成的数据电文，且按照招标投标有关法律法规和国家相关规定需要电子签名的，应当按照《中华人民共和国电子签名法》和招标文件的要求进行电子签名并保存。第六条
电子档案管理要求:（一）储存要求：*、存储电子文件的载体应标明载体编号、类别代码、密级、保管期限等。*、电子文件及其元数据应当同时归档，元数据应符合国家和广东省相关标准规范:归档电子文件中应包括《电子文件元数据表》(详见附件*)、电子文件机读目录、相关软件及其他说明等，并附《归档电子文件登记表》(详见附件*)。*、加密的电子文件归档前应做解密处理，明文归档。*、对未在电子系统中留痕的应归档的材料，均需通过人工扫描等方式形成电子档案(标准PDF格式文件)留存。*、保管期限属于“永久”、“长期”的电子文件，项目发起方及其委托的代理机构须至少各制作一份该电子文件的纸质文本同时归档，并建立准确、可靠的标识与之对应。（二）保管要求:*、归档载体应做防写处理，避免擦、划、触摸记录涂层。*、归档载体应直立存放于防光、防尘、防磁、防有害气体的装具中。第七条交易档案收集移交流程规定：（一）部门设置兼职档案管理人员，负责收集项目纸质档案并编制项目档案汇总表。（二）评标工作人员负责完成电子档案整理工作。评标工作人员应对归档的电子文件进行检测验收，检验合格后形成《归档电子文件接收检验登记表》。对检验不合格的，应退回电子文件形成单位重新制作，并再次对其进行检验，检验合格后方可纳入电子档案管理。电子档案以刻录光盘的形式保存，一式两份，一份与纸质档案同时移交中心档案库房封存保管，一套由业务部室保管提供利用。（三）项目纸质档案及电子档案整理完成后，兼职档案管理人员负责将其移交至档案整理单位，由其整理入库，期间应编制移交清单，经移交人签字，接收方核对签收。档案整理单位将档案整理完成移入档案库后，部门兼职档案管理人员应再次核对档案清单，避免遗漏。第八条交易档案收集移交保管时间要求：（一）项目交易归档工作应当在招标投标交易活动结束后**日内发起归档操作，按照纸质档案和电子档案分类体系及形成时间、交易流程环节等进行整理组成文件存档资料。（二）不能通过电子交易系统自动获取和共享获取，但属于电子档案归档范围的纸质文件资料，除按照招标投标有关法律法规和国家相关规定需要电子签名的以外，其他文件资料可分别由相应主 体负责将加盖有主要负责人或者其授权的项目负责人签名（签章）的纸质文件资料整理、扫描形成电子文件，于中标通知书发出后的**个工作日内，提交至项目进场交易的招标投标电子交易平台进行归档，并对扫描上传的电子文件的真实性、完整性负责。招标人与中标主 体签订的合同文件需自中标通知书发出之日起**个工作日内完成补充归档。（三）音视频类电子档案的保管期限自归档完成之日起不少于*年，其他电子档案的保管期限自归档完成之日起不少于**年，纸质档案长期保存。第九条
档案整理单位对已归档的电子档案每年均应进行读取，并对电子文件读取有关的处理设备更新情况进行一次检查登记。设备环境更新时应确认库存载体与新设备的兼容性；如不兼容，应进行电子档案载体转换工作。对电子档案载体应定期进行抽样机读检查，如发现问题应采取安全有效措施及时恢复，确保电子档案的完整性和安全性。第十条
按照本规定管理的电子档案超过保管期限需要进行销毁处理的，应按以下要求进行：（一）电子档案的销毁需编制销毁清册，并报中心主要领导批准。（二）在履行销毁审批手续后，非保密电子文件可进行逻辑删除。属于保密范围的电子文件，应采取一定技术措施进行信息清除工作。涉密电子文件和电子档案的信息清除和介质销毁应当按照保密相关要求进行。第十一条
本中心人员查阅、调阅交易档案，在其职务范围内的，可由档案管理人员直接提供，查阅非职务范围内的档案，须经综合部同意。非本中心人员查阅、调阅档案，必须持单位介绍信和本人工作证、身份证，按要求进行申请登记，填写《档案查阅登记表》，经综合部同意后，办理查阅手续进行查阅。档案如需进行调阅，调阅单位需妥善保管调阅档案，并按时将调阅档案归还。第十二条
本规定自****年*月**日起施行，有效期*年。附件：*.电子文件源数据表*.归档电子文件存储格式*.电子文件接收检验登记表
