******代理采购出生证明档案整理、数字化扫描及进馆服务，预算价**万元。欢迎登录安徽省水利厅、安徽安兆******电子交易系统投标！服务需求一、采购需求前附表序号条款名称内容、说明与要求*付款方式服务期满并经采购人验收合格后一次性支付全部合同价款。*服务地点蚌埠市，采购人指定地点*服务期限合同签订后**日历天完成所有服务内容。二、项目概况为加强出生医学证明档案管理,维护公民出生信息档案的完整安全,根据《安徽省档案局、安徽省档案馆、安徽省卫生健康委员会关于印发安徽省出生医学证明档案管理办法的通知》(皖档发〔****〕*号)文件精神，按照按《关于印发蚌埠市出生医学证明档案管理实施方案的通知》(蚌档[****]*号)要求，结合蚌埠市第三人民医院实际情况，组织针对我院《出生医学证明》档案的整理及数字化加工服务的项目采购。蚌埠市第三人民医院的《出生医学证明》档案目前院内保存，所有原件在档案室分类整理存档。项目需到本院现场进行（提供工作场地），包括档案的整理和归档材料的电子化加工。三、服务需求*、本院《出生医学证明》档案约*****份。*、对以上档案进行符合蚌埠市档案局相关归档文件要求的档案整理、数字化加工及完成后进馆工作。序号项目类别数量（件）单价（元）合价（元）*档案整理（装订、目录等）******档案数字化加工******档案入馆搬运，运输，按规范摆架*****合计（元）说明： *.服务所需的电脑、扫描仪、打印机等设备供应商须自行准备。 *.以上费用包括A*纸、档案盒*CM、存储介质（如移动硬盘、电脑硬盘、监控网盘）等，供应商须自行承担上述所有服务费用。*. 采购人提供办公场地。四、档案整理详细要求*.归档范围：①《出生医学证明》存根；②《出生医学证明》申领表(首次签发登记表、补发申请表和换发申请表)；③新生儿父母有效身份证件复印件；④亲子鉴定证明、公安机关出具的证明材料、孕产妇住院分娩相关病历；⑤其他相关材料。*.保管期限出生医学证明档案保管期限为永久。*.组件以每个新生儿材料为对象作为“一件”整理，编制目录时体现为一个条目。*.分类和件内排序（*）出生医学证明档案实行分类存档，各类存档文件材料及排列顺序要求:①首次签发存档排列顺序②首次签发登记表(背面粘贴出生医学证明存根)③新生儿父母有效身份证件复印件；④委托书原件；⑤领证人有效身份证件复印件；⑥单亲声明。（*）换发存档材料排列顺序①换发申请表(背面粘贴新证存根)；②新生儿父母出具的书面申请；③原《出生医学证明》正页(已入户的)或正副页(未入户的)；④原《出生医学证明》存根复印件；⑤新生儿父母有效身份证件复印件；⑥领证人有效身份证件复印件；⑦其他有关证明材料。（*）补发存档材料排列顺序①　补发申请表(背面粘贴补发证件存根)；②　新生儿父母出具的书面补发申请；③　原《出生医学证明》作废公告；④　原《出生医学证明》存根联复印件；⑤　新生儿父母有效身份证件复印件；⑥　新生儿父母户口登记簿复印件；⑦　委托书、领证人有效身份证件复印件。⑧　其他有关证明材料。*.装订和编页（*）装订文件材料以“件”为单位进行装订，宜采取线装法装订。文件材料页数较少的，使用直角装订。文件材料页数较多的，使用“三孔一线”装订。采用左上角直角装订的应左上对齐，采用左侧“三孔一线”装订的应左下对齐。（*）编页文件材料应以“件”为单位编制页码，页码应逐页编制。页码宜在文件正面右上角或背面左上角空白位置编制，没有内容的空白页面不编页码。使用黑色铅笔标识，采用阿拉伯数字，从“*”开始编制。（*）排列出生医学证明档案按年度、类别分类后，结合出生医学证明编号的先后顺序对文件材料进行排列。出生医学证明编号为该新生儿的唯一标识号码，建立电子病历的助产机构，应当将出生医学证明编号与新生儿母亲身份证明编号相关联，使用标识号码和身份证明编号均能对出生医学证明档案进行检索。*.加盖填写归档章（*）盖章位置文件材料按年度、类别确定好顺序后，应在每“件”文件材料首页上端的空白位置加盖归档章(见附件归档章式样)。（*）填写要求归档章填写全宗号、年度、件号、类别号、保管期限、页数等*个项目。应使用符合档案保护要求的字迹材料填写，如碳素墨水、耐久性好的签字笔。*. 编目（*）编制归档文件目录出生医学证明档案归档文件目录包括序号、档号、出生医学证明编号、新生儿姓名、性别、母亲姓名、父亲姓名、出生日期、发证日期、页数、备注等**项(见附件归档文件目录式样)。（*）编制档号出生医学证明档案档号的结构:全宗号-档案门类代码·二级门类代码·年度·类别号-件号。例:J***-ZY·CS·****·SF-****全宗号:为立档单位标识，进馆单位的档案，其全宗号由档案馆确立。档案门类代码:门类代码“专业”用“ZY”标识，二级门类代码“出生”用“CS”标识。年度:用*位阿拉伯数字标识，如“****”。类别号:首次签发、换发、补发及医疗机构外首次签发*种类别分别用代码“SF”、“HF”“BF”“JGW”标识。件号:用*位阿拉伯数字标识，不足*位，前面用“*”补足。（*） 装订目录归档文件目录按年度装订成册，加装封面，填写封面项目(见附件归档文件目录封面式样)。换发、补发《出生医学证明》时，在首次签发的档案目录或备考表中登记原出生医学证明编号“作废”、换发新编号与换发时间等相应信息。*.装盒 （*）盒内内容。 盒内主要放置盒内文件目录(盒内文件目录式样同归档 文件目录式样)、归档文件材料、备考表(见附件盒内备考表式样)。 （*）排列顺序。 文件材料严格按档号顺序装入档案盒,与档案目录顺序一致,一盒装满后,顺序放置下一盒。不同年度归档材料不应放入同一档案盒。盒内文件目录置于盒内归档文件材料首页之前,盒内备考表置于盒内末页之后。 （*）盒脊和盒封面。 按规定填写档案盒盒脊和盒封面(见附件档案盒盒脊式样)。 *.纸质档案数字化相关要求 纸质档案数字化主要包括以下环节:档案整理、目录建 库、档案扫描、图像处理、数据挂接、数据验收、数据备份等。 （*） 档案扫描。应采用彩色模式进行扫描,扫描分辨率应大于或等于***dpi。扫描图像文件宜采用 TIFF 格式存储,选择 LZW 无损压缩模式。在数字图像头文件中形成和完善相关元数据。 （*） 图像处理。对数字化副本源版图像文件(TIFF 格式)进行质检,检查图像偏斜度、清晰度、失真度等项目。对出现偏斜的图像应进行纠偏处理,对方向不正的图像应进行旋转还原。对图像页面上出现影响质量的杂质应进行去污处理,但不能影响档案原貌。切边时不得裁掉纸质档案原有页边和内容。TIFF格式图像文件转换成JPEG 格式,应在保证扫描的图像清晰可读的前提下选择压缩率,尽量减小存储容量。 （*）数 据 挂 接。将 每 一 件 纸 质 档 案 文 件 扫 描 所 得 的 JPEG 格式图像转换为 PDF格式图像文件,并以该件档号命 名。汇总目录数据与图像数据,把目录数据与PDF格式图像 数据挂接到不同网络平台、电脑上的档案管理应用系统中。 （*）数据验收。抽检已完成数字化转换的所有数据,包 括目录数据库、图像文件及数据挂接的总体质量。数据验收时,一个全宗的档案抽检率不得低于*%,合格率达到**%以上的为验收通过。验收分为两个阶段,先进行分项验收,然后进行总体验收。验收组成员由单位管理人员、档案技术人员以及档案行政主管部门人员组成,验收后提交验收报告。 （*）数据备份。经验收合格的数据应及时进行备份。备份范围包括目录数据、全文数据、说明文件和其他文件,全文数据包括 TIFF、JPEG、PDF等三种格式。备份应一式*套, 一套存储于封存保管,一套存储于查阅使用,一套向同级国家综合档案馆移交附件:*.归档文件目录式样*.盒内备考表式样*.归档章式样*.档案盒盒脊式样*.归档文件目录封面式样五、资料交接及技术需求*、总则严格管理，明确责任，落实安全保密管理机制和质量管理机制，确保档案原件和数字化档案信息的安全，确保各环节工作符合质量要求，建立完整、规范的工作记录。*、资料交接医院病案室将需要整理、数字化加工的全部出生医学证明档案移交中标方，并填写好移交清单。 附件*：归档文件目录式样填写说明:*.序号:填写文件材料排列的顺序编号。*.出生医学证明编号:填写出生医学证明存根编号。*.性别:填写新生儿性别。*.新生儿、母亲、父亲:分别填写本人名字。*.出生日期:填写新生儿出生日期，以*位阿拉伯数字标注年、月、日。如****年*月*日标注为“********”。*.发证日期:填写出生医学证明发放日期，同上。*.页数:填写每件材料的总页数。*.备注:对需要说明情况的文件材料在备注栏内标注，换、补发出生医学证明的情况在备注栏内注明“换发”或“补发”，废证在备注栏内注明何时作废；如需要说明的情况在备注栏内填写不下，则标注“*号，并将需要说明的情况填写在备考表中。 附件*：盒内备考表式样填写说明:*.盒内文件情况说明:填写盒内文件缺损、修改、补充、移出、销毁等情况。*.整理人:由整理人签名并填写整理时间。*.检查人:由质量审核人签名并填写审核时间。 附件*：归档章式样 附件*：档案盒盒脊式样 填写说明:起止件号为盒内首末“件件号，与归档章件号一致，用阿拉伯数字填写，前面不加“*”。 附件*：归档文件目录封面式样 附件*：移交接收单（样式）：出生医学证明档案交接单序号档案名称年度档案数量(件)备注***注：*.不同年度分开填写交接数量。*.档案数量以一个出生证为一件计算。*.本交接单一式二份，交接双方各执一份，作为移交、接收档案依据，归入档案室全宗卷保存。移 交 方： 接 收 方： 负 责 人： 负 责 人： 移 交 人： 接 收 人： 移交（接收）日期 年 月 日 六、验收及进馆*．数据验收*.* 加工单位自检加工单位必须建立严格的质量检测体系，对已完成数字化转换的所有数据进行自检，达到进入档案馆要求才能递交采购人验收，并提交明细清单一式两份。*.* 采购人验收采购人以抽检的方式检查已完成数字化加工的所有数据，包括目录数据库、图像文件及数据挂接的总体质量。***.******.*** 加工单位数据自检合格后，提交数据移交明细清单一份。***.******.*** 采购人数据验收采用抽检的方式进行，抽检比例不低于**%，并填写《纸质档案数字化加工验收登记表》，做好验收记录。***.******.*** 采购人对备份数据逐盘进行可读性检查。***.******.*** 加工单位应接受采购人不定期不定量的质量抽查，一旦发现质量问题，将无条件执行采购人整改要求。***.******.*** 采购人对归还的档案进行抽检，档案完好无损、归档文件质量达到档案整理要求的，方能验收通过，并做好验收、交接记录。*.档案资料进馆*.* 根据市档案馆资料进馆要求，加工单位提前和档案馆做好进馆对接。*.* 加工单位提供进馆设计方案及相关的运送档案的人员和车辆保障，并按市档案馆要求规范摆架。七、安全保障方案为确保整个整理、归档及电子化扫描过程环节安全、规范，加工单位需提供以下管理制度，并严格按照制度落实。*.质量控制管理制度*.安全管理工作制度*.员工保密制度*.签订保密责任书如有附件或图片请到网址中下载或查看http://***.******.***/contents/***/*****.html